Responsável pela gestão documental da Prefeitura de Sorocaba, servindo de instrumento de apoio à administração pública, à cultura e ao desenvolvimento científico, o Arquivo Público e Histórico Municipal (APHM) completa quatro anos de existência nesta terça-feira (26).

Vinculada à Secretaria de Licitações e Contratos (SELC) a seção guarda todo o material produzido e gerado pelas dezenas de setores que compõem a gestão municipal. São 110 mil caixas com documentos dentro do Arquivo Central, o que equivale a 110 milhões de folhas que passam pelo processo de gestão documental por meio de uma Tabela de Temporalidade de Documentos (parcial), com 125 tipos documentais aprovados, permitindo eliminar aqueles que já concluíram seu prazo de guarda, e gerar novos documentos de forma consciente.

“Desde a sua instituição, temos trabalhado na conscientização dos servidores públicos quanto à produção e uso dos documentos gerados no âmbito da administração municipal”, explicou a chefe da Seção de Arquivo Central, Héllen Baldo.

A proposta inicial do APHM é estabelecer tabelas de temporalidade, sendo possível definir quais são os arquivos e documentos que devem ser mantidos ou destruídos, avaliando o critério de tempo ao qual eles devem permanecer guardados, ou ainda, jamais ser descartados, considerando o valor histórico. Os arquivos na fase corrente, isto é, que estão sendo utilizados para consulta e tomada de decisão, ficam no Paço Municipal e os documentos na fase permanente e intermediária vão para o Arquivo Central, localizado na Vila Hortência. “Nosso papel é otimizar os recursos humanos e financeiros, subsidiando os trabalhos desenvolvidos pelos servidores”, ressaltou Héllen.

Como utilizar o serviço?

Além dos servidores que se utilizam da documentação alocada pelo Arquivo, também os munícipes podem consultar materiais de interesse. Para isso, basta entrar em contato com a pasta na qual, por último, o documento passou. “Essa é secretaria que fez o envio do processo para o Arquivo Central, e um servidor, por meio de sistema de protocolo ou por e-mail, faz a solicitação de desarquivamento para que o interessado possa consultá-lo”, explicou a chefe do Arquivo Central.

Caso a consulta seja para realização de pesquisa acadêmica, o solicitante deve dirigir-se ao Protocolo Geral, que fica no térreo do Paço Municipal, para solicitar a abertura de um processo que autorizará o acesso ao acervo.

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